1. SPOTKANIE WDROŻENIOWE

Fundacja działa na rzecz podmiotów zarejestrowanych w rejestrze Rektora Politechniki Wrocławskiej. Przed rozpoczęciem współpracy należy umówić się z przedstawicielem Fundacji i ustalić, jak możemy pomóc i co będzie należało do naszych zadań w ramach współpracy. W tej sprawie należy napisać maila na wds@manus.pl Ważne jest, aby przed rozpoczęciem wspólnych działań ustalić, w jaki sposób będziemy się rozliczać.

Projekty realizowane poza Politechniką Wrocławską, rozliczane są na podstawie oddzielnych ustaleń. Prosimy o kontakt w przypadku chęci skorzystania z pomocy Fundacji.

Fundacja podpisuje z podmiotami studenckimi porozumienie – mogą je podpisać władze organizacji, które zostały wybrane zgodnie z regulaminem lub statutem uczelnianej organizacji studenckiej i zostały zgłoszone do Działu Studenckiego. Ze strony Fundacji porozumienia podpisuje osoba prowadząca szkolenie.

W porozumieniu opisujemy ustalone zasady współpracy, czyli jaki projekt będziemy wspierać lub rozliczać oraz jakie są obowiązki organizacji, a jakie Fundacji. Dla uproszczenia porozumienie ma formę “szczegółów ustaleń” przesłanych na e-maila z Fundacji i zaakceptowanymi przez przedstawiciela organizacji podczas spotkania, który podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z procedurami rozliczenia w Fundacji, regulaminem WDS i ustaleniami.

2. OBSŁUGA WPŁYWÓW OD UCZESTNIKÓW WYDARZEŃ

Fundacja MANUS ma możliwość organizacji wpłat uczestników (tj. opłat za bilety, opłat za uczestnictwo w wydarzeniach, itp.) na dwa główne sposoby – poprzez łatwy w obsłudze portal Polibudka.pl oraz wymagające więcej pracy ze strony Organizatora jak i Fundacji przelewy bankowe. Wpłaty prowadzone są w pierwszej kolejności poprzez portal online – poniżej możesz znaleźć opis tych dwóch sposobów.

Polibudka.pl

Najwygodniejszy obecnie sposób obsługi wydarzeń – na stronie polibudka.pl znajdziesz specjalną podstronę WYDARZENIA, na której można prowadzić również sprzedaż biletów wstępu na organizowane przez Ciebie wydarzenie. Sprzedaż jest w pełni zautomatyzowana i znacznie łatwiejsza w obsłudze przez Organizatora. Uczestnicy dokonują płatności poprzez natychmiastowy przelew internetowy/płatność kartą. Sprzedaż poprzez portal nie wiąże się z dodatkową opłatą na rzecz Fundacji, natomiast jest obarczona prowizją dostawcy usługi płatności online.

Przelewy

Wpłaty przelewem możliwe są wyłącznie w przypadku, kiedy płatnikiem jest uczelnia bądź firma. Nie ma możliwości przyjmowania wpłat od uczestników za pomocą przelewów.
Tytuł przelewu, konto, kwota oraz okres, w jakim będą przyjmowane wpłaty na konto, muszą zostać ustalone z przedstawicielem Zarządu Fundacji. Jeżeli uczestnicy Waszej akcji zaczną wpłacać pieniądze na różne konta należące do Fundacji bez ustalenia tego z nami – wpłaty zostaną zwrócone, ponieważ nie będziemy w stanie w sprawny i jednoznaczny sposób przypisać ich do Waszego Projektu.

3. FAKTURY DLA UCZESTNIKÓW

Fundacja, jako podmiot gospodarczy może również wystawiać faktury partnerom organizacji lub uczestnikom wydarzeń. W przypadku niektórych wydarzeń organizowanych w ramach WDS, opłatę za uczestnictwo uiszczają pracodawcy, wymagając faktury. Zapotrzebowanie na taki dokument księgowy należy zgłosić przed rozpoczęciem projektu, a potrzebę wystawienia konkretnego dokumentu należy zgłosić min. 7 dni roboczych wcześniej poprzez przesłanie następujących danych:

  1. informację jakiego wydarzenia oraz jakiej wersji usługi/wydarzenia tyczy się dokument,
  2. pełna nazwa firmy, na którą wystawiamy dokument wraz z adresem i NIP-em,
  3. kwota netto lub brutto,
  4. forma i termin płatności, np. przelew 14 dni.
  5. informacja, czy FV mamy wysłać mailem czy przesłać wersję papierową? W przypadku przesłania wersji papierowej należy podać również adres wysyłki (często różny od adresu firmy). Wysyłka faktury pocztą może wiązać się z dodatkowymi kosztami dla Organizatora.

W przypadku faktur dla uczestników wydarzeń, które zostały opłacone przez nich za pomocą portalu Polibudka.pl, wystawienie faktury możliwe jest wyłącznie w przypadku podania przez nich danych do faktury podczas składania zamówienia.

4. PROCEDURA PODPISANIA UMOWY SPONSORSKIEJ

  1. Organizacja ustala ze sponsorem zasady współpracy – tj. ustala wszelkie szczegóły dotyczące wymiany środków i usług. W przypadku takich chęci, w procedurze mogą brać udział przedstawiciele Fundacji MANUS, w celu świadczenia pomocy zarówno formalnej jak i merytorycznej.
  2. Organizacja przygotowuje umowę na podstawie wzoru umowy otrzymanej z Firmy lub Fundacji MANUS.
  3. Umowa konsultowana jest przez dział prawny Firmy oraz Fundację MANUS – umowę należy przesłać na adres umowy@manus.pl. Każdorazowo, plik komentowany jest w terminie 5 dni roboczych – w praktyce, zwykle kolejne komentarze są znacznie krótsze, natomiast trzeba być przygotowanym na oczekiwanie przez 5 dni.
  4. Umowa po zaakceptowaniu przez obie strony jest drukowana oraz podpisywana przez jedną ze stron, która wysyła ją do drugiej pocztą lub kurierem. Umowa w Fundacji trafia do rejestru umów, a po podpisaniu przez drugą ze stron jeden z egzemplarzy odsyłany jest do nadawcy. Jeden egzemplarz zawsze przechowywany jest w Fundacji.

Uwaga – czasami przesyłane przez nas komentarze są skierowane do Was, nie do firmy – wtedy przed przesłaniem umowy dalej, należy odpowiedzieć na nie nam w pliku i odesłać do nas, a nie przesyłać plik dalej. Do Firmy wysyłamy plik z usuniętymi komentarzami kierowanymi do Organizacji.

Zgodnie z ustalonymi w Umowie Warunkami, przez Fundację lub obie ze stron wystawiana jest faktura przelewowa oraz wysyłana na odpowiedni adres. Faktury wystawiane przez obie ze stron opisane są w kolejnym podpunkcie.

Faktury kompensaty

Faktury kompensaty wystawiane są w przypadku świadczeń barterowych. Wzajemnie wystawione faktury przesyłane są pomiędzy Firmą a Fundacją, najczęściej poprzez kontakt z osobą odpowiedzialną za współpracę z Partnerem ze strony Organizacji.

Osoba kontaktowa w umowie

W umowach podpisywanych przez Fundację występuje reprezentacja łączna Fundacji, której wzór znajduje się w plikach do pobrania. Ponadto do umów dodawana jest osoba kontaktowa z Organizacji, która odpowiada za kontakt z Partnerem.

Umowy ze szczególnymi paragrafami

W niektórych umowach pojawiają się szczególne zapisy – przykładem jest przekazanie Partnerowi zdjęć oraz majątkowych praw autorskich do tych zdjęć. W przypadku takich zapisów, osoba z Organizacji wykonująca zdjęcia jest zobowiązana do podpisania umowy przekazującej Fundacji prawa do nich. Na podstawie wcześniejszej umowy podpisanej w imieniu Organizacji z Partnerem, Fundacja MANUS przekazuje partnerowi prawa do zdjęć, na podstawie ww. umowy. Jej wzór znajduje się w plikach do pobrania.

5. WYDATKOWANIE ŚRODKÓW

Zasady rozliczeń

W celu łatwego i sprawnego rozliczania Waszych środków w Fundacji w ramach współpracy, przyjmujemy poniższe terminy dostarczania faktur i pozostałych dokumentów do Fundacji. Nieprzestrzeganie poniższych zasad może doprowadzić do braku możliwości rozliczenia faktury i straty części środków organizacji.

  • Dla faktur przelewowych z terminem płatności 14-dniowym, należy dostarczyć ją w przeciągu 2 dni roboczych do Fundacji
  • Dla faktur przelewowych z terminem płatności 7-dniowym, należy dostarczyć ją w przeciągu 1 dnia roboczego do Fundacji
  • Umowy cywilnoprawne podpisujemy na nie mniej niż 7 dni roboczych przed wykonaniem zlecenia
  • Faktury związane ze zwrotem gotówki należy dostarczyć najpóźniej na 10 dni roboczych od momentu ich wystawienia
  • Bez względu na datę wystawienia faktury, nie może ona trafić do Fundacji później niż 10. dnia następnego miesiąca faktura na zwrot gotówki, pomimo założonego terminu 10 dni roboczych na jej dostarczenie, w przypadku, w przypadku wystawienia jej w ostatnim dniu miesiąca, nie może trafić do Fundacji później niż do 10 dnia kolejnego miesiąca.

Uwaga – w przypadku nieskonsultowania wydatku z Zarządem Fundacji lub upoważnionym pracownikiem, Fundacja może odmówić jego rozliczenia. Osoby rozliczające się w Fundacji zobowiązane są do konsultowania wydatków dot. projektów, w celu uzyskania zgody na rozliczenie ich w Fundacji.

Umowy cywilnoprawne

Fundacja umożliwia podpisanie z osobami fizycznymi umów cywilnoprawnych – umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Umowa taka musi zostać wystawiona przed realizacją zlecanych czynności. Nie ma możliwości wystawienia umowy np. po wydarzeniu.

W przypadku umów cywilnoprawnych, po wykonaniu wynikających z nich czynności osoba wykonująca zlecenie lub dzieło ma obowiązek podpisać rachunek w celu uzyskania wypłaty należytych środków.

Umowy o dzieło wymagają po wykonaniu dzieła przekazanie go na trwałym nośniku(np. płyta CD)

Przed podpisaniem umowy zleceniobiorca wypełnić musi formatkę, znajdującą się w plikach do pobrania.

6. JAK ROZLICZYĆ FAKTURĘ?

Przelew 14 dni

Dane do faktury

WAŻNE: Faktury przelewowe można przesyłać drogą mailową na adres faktura@manus.pl, pod warunkiem, że są to dokumenty elektronicznie (nie są to skany dokumentów papierowych). Nie ma możliwości rozliczenia skanu dokumentu papierowego.

Bardzo często w przypadku faktur przelewowych firmy proszą o wystawienia zamówienia – przeczytasz o nim poniżej.

Proforma

Kolejny sposób na opłacenie faktury to skorzystanie z dokumentu proforma – taki dokument wystawiany jest przed realizacją zamówienia przez dostawcę towaru/usługi i nie jest dokumentem księgowym, ale pozwala na opłacenie jej przelewem. Należy po wykonaniu usługi dostarczyć właściwą fakturę, która jest dokumentem księgowym.

Zaliczka

Gdy zaplanowane są duże zakupy (np. w jakimś hipermarkecie kupujemy dużo drobnych produktów) można pobrać w Fundacji zaliczkę na takie zakupy. Chęć wzięcia zaliczki należy zgłosić na co najmniej 3 dni robocze wcześniej na adres finanse@manus.pl. Nie ma możliwości wzięcia zaliczki większej niż środki netto zgromadzone na koncie Fundacji oraz większej niż 3 000 zł (ze względów bezpieczeństwa). Faktury za te zakupy również należy zbierać i rozliczyć się z zaliczki w Fundacji jak najszybciej, nie dłużej niż w przeciągu 14 dni. Jeśli wydaliśmy mniej niż wzięliśmy zaliczki, to pieniądze oddajemy do Fundacji, jeżeli więcej, otrzymujemy zwrot na konto po rozliczeniu zaliczki. Dokumenty do zaliczki dostarczamy jednorazowo, wszystkie razem w komplecie i wyraźnie zaznaczamy, że należy przypisać je do rozliczenia zaliczki.

Zwrot gotówki

Jeżeli zakupy są na stosunkowo małą kwotę, istnieje możliwość pokrycia ich z własnych pieniędzy. Następnie zostaną one oddane w Fundacji po przedłożeniu prawidłowo wystawionej na Fundację Faktury VAT. Fundacja dokonuje zwrotu pieniędzy w przeciągu 10 dni roboczych na konto osoby wskazanej na fakturze – w przypadku, kiedy faktura dostarczona jest w terminach wskazanych powyżej oraz opisana zgodnie ze wszystkimi wytycznymi. Jeżeli płatność została dokonana przelewem, należy dostarczyć dodatkowo do Fundacji potwierdzenie przelewu, a w przypadku płatności kartą, potwierdzenie płatności kartą – jeżeli z faktury nie wynika jednoznacznie, że została ona opłacona.

Zamówienia

Jeżeli firma nie chce Wam wystawić FV przelewowej przed wykonaniem usługi (np. trzeba zapłacić za obiad dla grupy) możemy wystawić zamówienie określając maksymalną kwotę wykonania usługi. Prośbę o zamówienie należy wysłać 5 dni wcześniej.

Sprawdzenie pod względem merytorycznym oraz opis faktury

Każda z faktur na górze rewersu powinna posiadać opis.

Opis powienien zawierać:

  1. cel zakupu (tego, co jest na FV)
  2. nazwa projektu
  3. nazwa organizacji
  4. nazwisko osoby robiącej zakup (i podpis)

Na przykład:
Zakup węgla na grilla organizacji studenckich organizowanego przez Samorząd Studencki.
J.Kowalski

Pieczątki „Sprawdzono pod względem merytorycznym” można znaleźć w Siedzibie Fundacji, Biurze Obsługi Klienta oraz innych naszych agendach stałych. Osobą zatwierdzającą merytorycznie powinna być osoba, która jest dysponentem środków zgromadzonych w Fundacji (Osoba uwzględniona w arkuszu F org. Nie może to być przypadkowy działacz z organizacji)

Osoba dostarczająca FV do Fundacji uzupełnia tylko pola: data i podpis.

Źródło finansowania i dekretację uzupełnia Sekcja Finansów Fundacji.

7. POZOSTAŁE

Alkohol

Fundacja nie rozlicza wydatków na alkohol.

Tytoń

Fundacja nie rozlicza wydatków na tytoń.

Paliwo

Ze względu na obostrzenia dotyczące zakupu paliw w Fundacji, każdorazowo chęć rozliczenia paliw należy zgłosić do Kierownika Biura Fundacji i uzyskać od niego informacje dot. sposobu rozliczenia paliwa.

8. ODLICZENIE PODATKU VAT

Co to znaczy, że VAT można odliczyć?

Jeśli wystawiamy firmie fakturę (tzw. faktura sprzedażowa) za Wasze usługi to jest na niej kwota netto i brutto. Kwota brutto zawiera podatek (0, 5, 8 lub 23% w zależności od tego, jaki to typ działalności- głównie 23%), który musimy odprowadzić do Urzędu Skarbowego, (czyli na Waszym koncie pozostaje tylko kwota netto). Jeśli jednak przyniesiecie faktury za zakupy (kosztowe) w ustalonym okresie, w którym została przez nas wystawiona faktura, to VAT z tych faktur można odliczyć i nie trzeba całego podatku odprowadzać do US.

Przykład

Wystawiamy fakturę 5 października na 23% VAT na 1500 zł netto za Wasze usługi na rzecz Gminy Wrocław -> brutto wynosi ona 1845 zł, więc 345 zł VAT jest do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego, ale jeśli przyniesiecie w ustalonym okresie faktury zakupowe łącznie na 1845zł brutto z 23% VAT (1500 netto) to już 345 zł VAT można odliczyć, czyli nic nie ma do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego. Trzeba uważać jeśli byłyby to faktury na 8%, bo wtedy podatek VAT wynosi 136,67 zł i tylko tyle można odliczyć i nadal pozostaje 208,33 zł do odprowadzenia do US (345 zł – 136,67 zł = 208,33 zł).

Do odliczania podatku w Fundacji niezbędne jest ich terminowe dostarczanie. FV wystawiona w marcu a przyniesiona po terminie w lipcu nie będzie podlegała odliczeniu w Fundacji.

Usługi niepodlegające odliczeniu

Bardzo ważną rzeczą jest, że rachunki wystawiane przez kontrahentów nie są dokumentami, w przypadku których można odliczyć podatek – nie ma na nich pozycji „Kwota VAT”

Dodatkowo, zgodnie z ustawą o podatku VAT, nie wszystkie usługi podlegają odliczeniu. Do wyjątków należą usługi noclegowe oraz gastronomiczne.

9. ARKUSZE ROZLICZENIOWE F ORG

Pola:

VAT do zbilansowania – Kwota odpowiadająca kwocie podatku VAT do zbilansowania w danym kwartale.

Przychody, na które oczekujemy – Kwoty netto oraz brutto odpowiadające m.in. wystawionym fakturom, w przypadku których środki nie wpłynęły fizycznie na konto Fundacji.

Środki nierozliczone w Fundacji – Kwoty netto oraz brutto uwzględnione w budżecie, w przypadku których nie zapłacono przelewem lub nie zwrócono gotówki.

Dostępne środki – kwoty netto oraz brutto środków dostępnych do wydatkowania

Osoby kontaktowe i decyzyjne – osoby uprawnione do wydawania dyspozycji wydatkowania środków

Osoby uprawnione do wglądu w zestawienie z organizacji – osoby uprawnione do wglądu w zestawienie, nie mające uprawnień do decydowania o sposobie przeznaczenia środków.

10. ADRESY E-MAIL

W celu przyspieszenia obsługi Waszych spraw, polecamy trzymać się wysyłania korespondencji na poniższe adresy e-mail:

  • finanse@manus.pl– wszystkie sprawy związane z pieniędzmi zgromadzonymi w Fundacji: informacje o zaliczkach, pytania i prośby o wystawienie faktur, itp. (tylko sprawy związane z finansami)
  • faktury@manus.pl – faktury kosztowe przesyłane do Fundacji
  • wds@manus.pl – kontakt z zespołem zajmującym się Wsparciem Działalności Studenckiej (merytorycznie, organizacyjnie, nie finansowo).
  • umowy@manus.pl – kontakt z osobami odpowiedzialnymi za podpisywanie umów w imieniu Fundacji (doradztwo, sprawdzenie i podpisanie)
  • polibudka@manus.pl – kontakt w sprawie produktów dystrybuowanych online

Tytuły maili

W celu ułatwienia szeregowania Waszych spraw oraz łatwiejszego ich odszukania, w przypadku Waszych pytań, prosimy o używanie tematów maili oraz odpowiadanie do wszystkich.

Użycie słowa ważne, caps lock’a czy wykrzykników nie zmienia terminu obsłużenia zapytania do Fundacji – wszelkie sprawy prowadzone są wg zasady First In, First Out (FIFO) – sprawy, które wpłynęły jako pierwsze, jako pierwsze otrzymają odpowiedź.

0
Faktur rocznie
0
Wspieranych projektów
0
członków zespołu