Regulamin rozliczania projektów w Fundacji Manus w ramach Wsparcia Działalności Studenckiej PWr

1. Ogólne postanowienia:

1.1 Poniższy regulamin dotyczy Wsparcia Działalności Studenckiej, zwanego dalej WDS, prowadzonego przez Fundację Manus, zwaną dalej Fundacją, działającą na rzecz Samorządu Studenckiego Politechniki Wrocławskiej, a więc wszystkich studentów Politechniki Wrocławskiej.

1.2 WDS jest działalnością statutową Fundacji i realizuje następujące cele:

1.2.1 Inspirowanie, organizowanie oraz promowanie kultury studenckiej.

1.2.2 Organizowanie studenckiego i pracowniczego ruchu naukowego, kulturalnego i rozwój naukowych kontaktów studentów i pracowników naukowych z innymi środowiskami akademickimi w kraju i za granicą.

1.2.3 Wspieranie działalności turystycznej i sportowej.

1.2.4 Działalność na rzecz podnoszenia kwalifikacji zawodowych studentów i absolwentów.

1.3 WDS definiuje się jako zbiór działań Fundacji na rzecz Organów Samorządu Studenckiego, Organów Samorządu Doktorantów, podmiotów (Kół Naukowych, Agend Kultury, Organizacji Studenckich) oraz grup studentów działających przy Politechnice Wrocławskiej zwanych dalej Wspieranymi.
Do działań tych zalicza się konsultacje dotyczące organizacji wydarzeń, pomoc w tworzeniu umów, reprezentowanie Wspieranych przed partnerami: instytucjami otoczenia społeczno-gospodarczego i rządowymi (aplikowanie o środki, zawieranie umów w imieniu organizacji) dystrybucję produktów przy pomocy portalu Polibudka.pl i rozliczeń przychodów oraz kosztów.

2. Prawa i obowiązki Wspieranego oraz Fundacji:

2.1 Wspierany w ramach działalności WDS zobowiązuje się do:

2.1.1 Wyznaczenia reprezentantów i zobowiązania ich do odbycia spotkania wdrożeniowego z przedstawicielem Fundacji w celu zapoznania się z zasadami WDS oraz po jego zakończeniu podpisania oświadczenia poświadczającego akceptację zasad rozliczeń obowiązujących w Fundacji.

2.1.2 Przestrzegania odpowiednich procedur obowiązujących w Fundacji przedstawionych na spotkaniu wdrożeniowym. W tym:

a) Poinformowania pracownika Fundacji o zamiarze prowadzenia rozliczenia w Fundacji Manus minimum 7 dni roboczych przed rozpoczęciem promocji wydarzenia (dotyczy wydarzeń, w których zawarta jest informacja o dystrybucji produktów przed portal polibudka.pl).
b) Dostarczania wszystkich faktur i innych dokumentów księgowych w wyznaczonych terminach (przedstawionych na stronie rozliczenia.manus.pl i na spotkaniu wdrożeniowym) oraz poprawnego ich opisania.
c) Rozliczania tylko rzeczy dozwolonych (wszystkie zakupy poza alkoholem, tytoniem i wszelkimi zakupami niedozwolonymi prawem) oraz przez osoby do tego upoważnione – osoby, które odbyły spotkanie wdrożeniowe w Fundacji.
d) Kontrolowanie arkuszy rozliczeniowych pod względem poprawności wprowadzonych pozycji oraz poziomu środków do wydatkowania.
e) Weryfikacji posiadanych środków w kontekście możliwości odliczania i pokrywania podatku VAT (w tym bieżące śledzenie stawek VAT związanych z przychodami i wydatkami na podstawie dostarczonych dokumentów) oraz dopilnowania dostępności środków na jego pokrycie.
f) Konsultowania treści umów z Zarządem Fundacji. Umowy nie zostaną podpisane po wydarzeniu oraz bez wcześniejszej konsultacji e-mailowej z Zarządem, w tym ich akceptacji.
g) Poinformowania pracownika Fundacji o zamiarze poboru zaliczki, z trzydniowym wyprzedzeniem – drogą mailową pod wskazanym adresem mailowym: finanse@manus.pl (min. 200zł, max. 3000zł – powyżej tej kwoty konieczna jest indywidualna konsultacja z Zarządem).
h) Dostarczenie podpisanych przez drugą stronę wszystkich umów przed wydarzeniem (w tym umów cywilnoprawnych min. 7 dni przed wydarzeniem).
i) Zapoznania się z informatorem o rozliczeniach w Fundacji, który jest dostępny na stronie rozliczenia.manus.pl.
j) Promocji Fundacji Manus w dostępnych kanałach i materiałach promocyjnych związanych z przedsięwzięciem Wspieranego polegającej na zamieszczeniu logotypu Fundacji, które znajduje się na stronie https://manus.pl/wp-content/uploads/2019/07/logo_2019.zip)
k) Złożenia przez Wspieranego w celu podsumowania przedsięwzięcia w Fundacji Manus sprawozdania którego wzór znajduje się na stronie rozliczenia.manus.pl, zawierającego m.in. fotorelację.

2.1.3 Ujęcia w budżecie środków na pokrycie kosztów prowizji pobieranej przez operatorów płatności w przypadku korzystania z portalu polibudka.pl oraz innych generujących dodatkowe obciążenia finansowe Fundacji.

2.1.4 W przypadku chęci aplikacji o środki grantowe albo środki odpowiadające środkom grantowym pierwszą propozycję wypełnionego, kompletnego wniosku należy złożyć minimum 14 dni przed terminem składania wniosku. W szczególnych przypadkach decyzję o współpracy mimo niedotrzymania terminu podejmuje Zarząd.

2.1.5 Ujęcia w budżecie środków na pokrycie kosztów prowizji operacyjnej Fundacji w wysokości ustalonej z członkiem Zarządu Fundacji:
a) 8% wartości brutto przychodów w przypadku projektów rozliczanych w Fundacji przez dany podmiot poniżej trzech razy, których wpływy nie przekraczają 20 000 brutto i rozliczanie obejmuje łącznie większą liczbę dokumentów (między innymi: FV, umowy i wpłaty uczestników) niż dziesięć.
b) 5% wartości brutto przychodów w przypadku projektów rozliczanych w Fundacji, które spełniają przynajmniej dwa z trzech poniższych założeń: ten sam projekt realizowany przez dany podmiot przynajmniej trzy razy, projekt którego wpływy przekraczają 20 000 brutto, projekt którego rozliczanie obejmuje łącznie mniejszą liczbę dokumentów (między innymi: FV, umowy i wpłaty uczestników) niż dziesięć.
c) innej wartości brutto przychodów w przypadku indywidualnie zwartego porozumienia w Fundacji Manus, którego zasady oraz warunki zostaną ustalone między stronami

2.1.6 Przekazania na koniec roku krótkiego sprawozdania ze wszystkich projektów w których Wspierany skorzystał ze wsparcia Fundacji, którego wzór znajduje się na stronie rozliczenia.manus.pl.

2.2 W ramach WDS Fundacja zobowiązuje się do:

2.2.1 Reprezentowania Wspieranego swoją osobowością prawną w przypadku zawierania zobowiązań (umowy) oraz rozliczeń.

2.2.2 Pełnego rozliczania przychodów oraz wydatków związanych z realizacją przez Wspieranych przedsięwzięć oraz wypełnienia dedykowanych arkuszy rozliczeniowych.

2.2.3 Informowania Wspieranego o aktualnym stanie środków przeznaczonych na realizację jego przedsięwzięć poprzez zaznaczanie w arkuszach rozliczeniowych informacji na ten temat oraz uzupełniania list dotyczących wpłat uczestników.

2.2.4 Finansowania realizacji projektu w kwocie nie wyższej, niż wcześniej zgromadzone środki w celu realizacji projektu (łącznie darowizny, umowy sponsorskie i inne wpływy).

2.2.5 Merytorycznego wsparcia w kwestii planowania wydarzenia, pozyskiwania środków oraz ich rozliczania, budowania zespołu i jego zarządzaniem oraz tworzenia treści umów i ich warunków.

2.2.6 Sprzedaży wejściówek/biletów/karnetów na wydarzenie organizowane przez Wspieranego poprzez portal Polibudka.pl.

2.2.7 Terminowego opłacania faktur.

2.2.8 Zwrotu środków za faktury gotówkowe, opłacone z własnych środków osób fizycznych będących przedstawicielami Wspieranego, w jak najszybszym terminie, nie później niż 14 dni od dostarczenia poprawnie opisanej i prawidłowo wystawionej faktury do biura Fundacji.

2.2.9 Podpisywania wszystkich poprawnie przygotowanych przez wspieranego i zaakceptowanych przez Zarząd Fundacji umów przed wydarzeniem.

3. Postanowienia końcowe:

3.1 Członkowie Rady Fundacji mają na żądanie pełen wgląd do wszystkich zestawień rozliczeniowych Wspieranych w Fundacji, w każdej jednorazowej sytuacji Fundacja będzie informowała Wspieranego o zgłoszonej potrzebie udostępnienia arkuszy.

3.2 W przypadku rażącego naruszenia zasad określonych niniejszym regulaminem lub z innych ważnych przyczyn Fundacja może odmówić współpracy i rozliczenia projektu wskazanego przez Wspieranego. Informacja o takich okolicznościach jest przekazywana najpóźniej 14 dni od otrzymania przez Fundację pełnej informacji niezbędnej do podjęcia decyzji.

3.3 W przypadku braku aktywności w arkuszu rozliczeniowym przez ponad 12 miesięcy lub w przypadku posiadania środków wynikających z przychodów starszych niż 12 miesięcy, pozostałe do rozdysponowania środki Wspieranego na danym zestawieniu, przechodzą na działalność statutową Fundacji.

3.4 W kwestiach spornych oraz tych, o których nie mówi niniejszy regulamin, decyzje zapadają w drodze wzajemnych ustaleń i stosuje się rozwiązania polubowne. Wyłączne prawo do interpretacji niniejszego regulaminu przysługuje Zarządowi Fundacji. Wspieranym przysługuje prawo złożenia w ciągu 7 dni skargi do Rady Fundacji.

3.5 Niniejszy regulamin udostępniany jest przed spotkaniem, drogą e-mailową, każdej osobie, która umawia się na spotkanie wdrożeniowe w Fundacji.