Jeśli faktura jest w formie papierowej, należy dostarczyć ją osobiście, w godzinach otwarcia Fundacji. W przypadku faktury elektronicznej, fakturę wraz z opisem można przesłać mailem na adres faktury@manus.pl. Wygląd i zawartość takiego maila opisuje jedno z pozostałych pytań zawartych w FAQ.

Fakturę mailowo przesyłamy na adres faktura@manus.pl. W temat maila wpisujemy Numer faktury. Maile przesłane na inne adresy nie zostaną przyjęte, a Fundacja nie będzie o tym informować. Wiadomość powinna zawierać załącznik z fakturą w formacie pdf, opis faktury zgodnie z zasadą „Zakupiono X na potrzeby Y organizowanego przez Z”, informację o sposobie opłacenia faktury oraz w przypadku faktury opłaconej ze środków prywatnych – numer konta oraz imię i nazwisko osoby, która ma otrzymać zwrot. Brak któregokolwiek z elementów opóźni rozliczenie faktury. Maile bez treści lub bez załączników nie zostaną przyjęte, a Fundacja nie będzie o tym informować.

Należy stosować się do zasady 1 mail = 1 faktura = 1 pdf

Aby wystawić fakturę, potrzebujemy zamówienia ze strony kontrahenta lub podpisaną umowa sponsorską/partnerską lub inną. Zamówienie/umowa musi określać dokładne dane kontrahenta, przedmiot zamówienia (za co mamy wystawić fakturę) dokładną kwotę netto wraz z stawką Vat oraz warunki płatności.

Umowy ze sponsorem -> umowy@manus.pl
Umowy zlecenie, dzieło -> umowy@manus.pl
Ogólne sprawy dot. realizacji projektu, konsultacje budżetu, pomysłów, działań, pytania o wykonalność -> wds@manus.pl
Sprawy dot. wszelkich finansów projektu innych niż konsultacja budżetu -> finanse@manus.pl
Faktury do wystawienia -> finanse@manus.pl

Przesyłanie faktur do rozliczenia przez Fundację -> faktura@manus.pl;faktury@manus.pl <- trafiają w to samo miejsce 🙂

Coś, czego nie wypisaliśmy powyżej a dotyczy projektu -> wds@manus.pl

Dostarczenie maila na odpowiednią skrzynkę przyspiesza czas realizacji waszych działań 😉

Zgodnie z zasadami obowiązującymi w Fundacji oraz Regulaminem WDS, Wspieranych mogą reprezentować max 2. osoby wskazane przez Organizację, które przeszły szkolenie wdrożeniowe w Fundacji i podpisały oświadczenie o akceptacji zasad rozliczeń. Ma to na celu sprawną obsługę oraz zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności Waszych projektów oraz środków.

Jeśli nie masz pewności, czy osoba, która ma pierwszy raz styczność z twoim nazwiskiem, będzie w stanie je prawidłowo przeczytać, to nie jest to czytelny podpis. Jeżeli koniecznie chcesz podpisać się w sposób inny niż jasno wskazujący na to, jak się nazywasz – obok podpisu wielkimi literami należy napisać swoje imię oraz nazwisko.

Zastrzegamy sobie prawo do dokonywania zwrotów w pełni poprawnych faktur do 10 dni roboczych. Staramy się, jeżeli faktura jest poprawnie opisana wraz z wszystkimi potrzebnymi dokumentami, aby przeprocesować ją w ciągu 5 dni roboczych. Każdy błąd ze strony składającego fakturę wydłuża ten okres, a po jego poprawieniu trafia ona na koniec, a nie początek kolejki dokumentów, które musimy obsłużyć. Pierwszeństwo mają dokumenty złożone w pełni poprawnie.

Potwierdzenie przelewu podpinamy, kiedy zapłaciliśmy za fakturę, a wciąż widnieje na niej jakaś kwota pozostała do zapłaty. Jest to dla Fundacji informacja, że faktura na pewno została opłacona.

Dni liczymy od kolejnego dnia roboczego – czyli np. jeżeli złożymy dokument w poniedziałek, a dla danego typu dokumentu zakładamy, że odpowiedź zostanie udzielona w terminie 3 dni roboczych, to ten termin upłynie z zakończeniem czwartku.

Powinien być zgodny ze wzorem dostępnym w biurze Fundacji.

Po pierwsze należy dostarczyć skan dowodu rejestracyjnego pojazdu oraz wypełnioną kilometrówkę. Jeżeli właścicielem samochodu nie jest osoba wpisana w kilometrówce jako kierowca lub jej bliski krewny/a (to samo nazwisko), wówczas dopisujemy w opisie faktury informację, kim dla kierowcy (organizacji) jest właściciel samochodu. Kilometrówkę wypełnia kierowca, natomiast fakturę merytorycznie podpisuje osoba decyzyjna organizacji. Jeśli dostarczamy więcej niż jedną fakturę za paliwo z jednej trasy/wyjazdu, kilometrówkę należy wypełnić raz i uzupełnić jakich faktur ona dotyczy. Następnie pod każdą z faktur podpinamy ksero tej kilometrówki i dowodu rejestracyjnego.

Każdorazowo, kiedy wymienione na fakturze przedmioty zostały podarowane osobom fizycznym.