Jak rozliczyć fakturę?

Przelew 14 dni

Najwygodniejszym sposobem na zapłatę faktury, zwłaszcza opiewającej na dużą kwotę jest faktura przelewowa. Faktury przelewowe opłacamy na podstawie zamówienia wystawionego wcześniej przez władze Fundacji.

WAŻNE: Faktury przelewowe można przesyłać drogą mailową, pod warunkiem, że są to dokumenty elektronicznie (nie są to skany dokumentów papierowych). Nie ma możliwości rozliczenia skanu dokumentu papierowego.

Bardzo często w przypadku faktur przelewowych firmy proszą o wystawienia zamówienia – przeczytasz o nim poniżej.

Faktura proforma

Kolejny sposób na opłacenie faktury to skorzystanie z faktury proforma – taka faktura wystawiana jest przed realizacją zamówienia przez dostawcę towaru/usługi i nie jest dokumentem księgowym, ale pozwala na opłacenie jej przelewem. Należy po wykonaniu usługi dostarczyć właściwą fakturę, która jest dokumentem księgowym.

Zaliczka

Gdy zaplanowane są duże zakupy (np. w jakimś hipermarkecie kupujemy dużo drobnych produktów) można pobrać w Fundacji zaliczkę na takie zakupy. Chęć wzięcia zaliczki należy zgłosić na co najmniej 3 dni robocze wcześniej na adres finanse@manus.pl i umówić się po odbiór gotówki w siedzibie Fundacji. Nie ma możliwości wzięcia zaliczki większej niż środki zgromadzone na koncie Fundacji oraz większej niż 3 000 zł (ze względów bezpieczeństwa). Faktury za te zakupy również należy zbierać i rozliczyć się z zaliczki w Fundacji jak najszybciej, nie dłużej niż w przeciągu 14 dni. Jeśli wydaliśmy mniej niż wzięliśmy zaliczki, to pieniądze oddajemy do Fundacji, jeżeli więcej, otrzymujemy zwrot gotówki po rozliczeniu zaliczki.

Zwrot gotówki

Jeżeli zakupy są na stosunkowo małą kwotę, istnieje możliwość pokrycia ich z własnych pieniędzy. Następnie zostaną one oddane w Fundacji po przedłożeniu prawidłowo wystawionej na Fundację Faktury VAT. Fundacja dokonuje zwrotu pieniędzy w przeciągu 5 dni roboczych w gotówce. Jeżeli płatność została dokonana przelewem, należy dostarczyć dodatkowo do Fundacji potwierdzenie przelewu, a w przypadku płatności kartą, potwierdzenie płatności kartą.

Zamówienia

Jeżeli firma nie chce Wam wystawić FV przelewowej przed wykonaniem usługi (np. trzeba zapłacić za obiad dla grupy) możemy wystawić zamówienie określając maksymalną kwotę wykonania usługi. Prośbę o zamówienie należy wysłać 5 dni wcześniej.

Sprawdzenie pod względem merytorycznym oraz opis faktury

Każda z faktur na górze rewersu powinna posiadać opis.

Opis powienien zawierać:

  1. cel zakupu (tego, co jest na FV)
  2. nazwa projektu
  3. nazwa organizacji
  4. nazwisko osoby robiącej zakup (i podpis)

Na przykład:
Zakup węgla na grilla organizacji studenckich organizowanego przez Samorząd Studencki. 
J.Kowalski

Pieczątki „Sprawdzono pod względem merytorycznym” można znaleźć w Siedzibie Fundacji, Biurze Obsługi Klienta oraz innych naszych agendach stałych. Osobą zatwierdzającą merytorycznie powinna być osoba, która jest dysponentem środków zgromadzonych w Fundacji (Osoba uwzględniona w arkuszu F org. Nie może to być przypadkowy działacz z organizacji)

Osoba dostarczająca FV do Fundacji uzupełnia tylko pola: data i podpis.

Źródło finansowania i dekretację uzupełnia Sekcja Finansów Fundacji.