Po pierwsze należy dostarczyć skan dowodu rejestracyjnego pojazdu oraz wypełnioną kilometrówkę. Jeżeli właścicielem samochodu nie jest osoba wpisana w kilometrówce jako kierowca lub jej bliski krewny/a (to samo nazwisko), wówczas dopisujemy w opisie faktury informację, kim dla kierowcy (organizacji) jest właściciel samochodu. Kilometrówkę wypełnia kierowca, natomiast fakturę merytorycznie podpisuje osoba decyzyjna organizacji. Jeśli dostarczamy więcej niż jedną fakturę za paliwo z jednej trasy/wyjazdu, kilometrówkę należy wypełnić raz i uzupełnić jakich faktur ona dotyczy. Następnie pod każdą z faktur podpinamy ksero tej kilometrówki i dowodu rejestracyjnego.